برای رزرو سفر، ابتدا می بایست به پنل کاربری خود مراجعه کنید، سپس گزینه "ارسال فایل" را کلیک نمایید، در این قسمت مدارک ذیل را به صورت zip یا rar ارسال فرمایید:

• اسکن رنگی کارت ملی
• اسکن رنگی پاسپورت (در صورت نداشتن پاسپورت، اسکن رنگی شناسنامه)
• تصویر متقاضی

پس از بررسی اولیه مدارک، برای تکمیل فرآیند رزرو و اطلاعات کامل از طریق ایمیل ارسال می شود.

لازم به ذکر است که نماینده ایران کمیته برگزاری در تلاش است که خدماتی بهتر و هزینه ای پایین تر برای ایرانیان حاضر این کنفرانس علمی ایجاد نماید.

همچنین باتوجه به محدود ظرفیت، الویت با متقاضیانی است که درخواست خود را زودتر ارسال کرده باشند.